Bei unserem morgendlichen Scrum stöhnte meine Kollegin neunlich: „Gestern habe ich wieder nicht alle meine Aufgaben geschafft. Nun habe ich noch vielmehr Dinge auf dem Schreibtisch, die bis morgen erledigt werden müssen. Ich weiß nicht, wie ich das schaffen soll.“
Stress ist eine Grundvoraussetzung für ineffizientes Arbeiten. Klar, prallen zu viele Dinge auf einmal auf einen ein oder fühlt man sich zu sehr unter Druck gesetzt, fällt es plötzlich schwer, klare Prioritäten zu setzen. Es handelt sich um einen Teufelskreis: Je mehr zu tun, desto mehr Stress, desto ineffizienter ist man, desto mehr arbeitet man, desto mehr Stress…
Genau genommen gerät man in Stress, wenn man Inkonsistenzen sieht, die man nicht auf anhieb auflösen kann. Das einfachste Beispiel: Man hat zu viele Aufgaben, die man in einer bestimmten Zeit lösen muss. Oder: Man muss dem Chef einen Fehler beichten, möchte aber weiterhin gut dastehen. Heute sind die häufigsten Faktoren Informationsüberflutung, Stress zwischen Kollegen und/oder dem Chef, Ängste um die Sicherheit des Jobs und andere Veränderungen innerhalb des Jobs.
Planung ist das halbe Leben
Ob nun gestresst oder nicht: Bekanntlich ist es effizient, Prioritäten zu setzen. Denn gerade in unserer Zeit prasseln viele Dinge auf einmal auf uns ein. Vielen Menschen fällt es daher immer schwerer, sich nur auf eine Sache zu konzentrieren und diese dann gründlich zum Abschluss zu bringen. Da wird mal eben der Artikel A angefangen, dann die Person B angerufen weil die keine endgültige Auskunft geben kann, erstmal die Tabelle C ausgefüllt. Am Ende hat man keine Aufgabe abgeschlossen und fühlt sich schlechter, als hätte man wenigstens eine Aufgabe richtig ad acta gelegt. Also, wenn ihr merkt, dass ihr zu sehr abgelenkt werdet: Versucht euch auf das Wesentliche zu konzentrieren und alles andere wegzuschieben. Das hilft nicht nur bei der Effizienz, sondern macht auch zufriedener. Dabei leisten auch die berühmten To-Do-Listen gute Dienste. Aber auch hier sollte man nicht übertreiben. Kleinere Aufgaben unter 10 Minuten haben darauf nichts zu suchen. Es sei denn, sie haben einen hohen Stellenwert. Etwa ein wichtiger Anruf, der erledigt werden muss. Die To-Do-Listen sollen viel mehr helfen, klarer zu sehen, was das Wichtigste ist. Und wie gut ist es, dahinter das befreiende Häkchen setzen zu können!
Wenn man also merkt, dass man den Überblick verliert: Zettel mit Prioritäten machen! Dann sieht man wieder klarer.
Sich selbst kennen
Gegen Stress hilft nicht nur, sich die eigenen Prioritäten bewusst zu machen, sondern auch, auf sich selbst zu hören. Welche Situationen setzen einen selbst besonders unter Stress? Durch welche Umstände wird der Stress geringer? Zum Beispiel sollte man schwierige Aufgaben zu dem Zeitpunkt des Tages zu lösen, an dem man sich am besten konzentrieren kann. Für viele ist das morgens, wenn sie noch frisch in den Tag gehen. Dann haben sie auch schnell das Gefühl, bereits etwas geschafft zu haben und die weiteren Arbeiten gehen schneller von der Hand.
Außerdem ist es wichtig, ein gutes Maß zwischen Verfolgung der Ziele und Auflockerungen zu halten. Oft verbessert sich die Situation schon, wenn man die eigenen Ziele nicht ganz so verbissen verfolgt und sich einen Scherz mit den Kollegen erlaubt
– Das motiviert und entspannt den Denkapparat für einen Moment, um dann umso frischer wieder ans Werk zu gehen. Außerdem sind kleine Pausen sehr wichtig. Eine Kaffeepause oder einfach mal aus dem Fenster sehen – viele Menschen können gar nicht mehr richtig abschalten. Doch das ist sehr wichtig. Denn nur so kann man sich dann umso stärker wieder konzentrieren, ohne sich so leicht ablenken zu lassen.
Und wenn man trotz alledem in stressige Situationen gerät, kann ich nur sagen: Augen zu und durch! Schließlich geht auch das vorbei. Und meist schneller, als man vorher dachte.
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