Absageschreiben sind nicht nur ein gefürchtetes Szenario für jeden Bewerber, sondern auch eine undankbare Aufgabe für die Personalverantwortlichen. Während sich die abgelehnten Jobinteressenten begründete Absagen mit persönlicher Note wünschen, bemühen sich die Unternehmen um allgemein gehaltene Standardbriefe auf rechtssicherer Grundlage. Diese Kluft zwischen Vorstellung und Realität konnte das E-Recruiting-Unternehmen softgardens feststellen, das im März 2016 gemeinsam mit dem Personalmagazin eine Umfrage mit Bewerbern und Personalverantwortlichen durchführte.
Die Erwartungen der Bewerber: Begründete Absagen
Auf Bewerberseite gaben 1.130 Kandidaten ihre Vorstellungen und Erfahrungen preis. Auffallend ist, dass die befragten Bewerber die erhaltenen Absageschreiben mit einem formalen und austauschbaren Serienbrief vergleichen.
Die Erwartungen sehen freilich anders aus. So stufen beispielsweise 73 Prozent der befragten Bewerber eine nachvollziehbare Begründung für die Absage als wichtig ein. Für 62 Prozent spielt ein freundlicher Tonfall eine bedeutende Rolle. Zudem sehen 61 Prozent der Kandidaten eine zeitnahe Antwort auf ihre Bewerbung als essentiell an.
Die Bedenken der Personalverantwortlichen: Schadenersatzforderungen
Der Großteil der insgesamt 123 befragten Personaler wertet das Absageschreiben als formalen Brief. Aus Angst vor Klagen und Schadenersatzforderungen verzichten die meisten Unternehmen bewusst auf persönlich formulierte Absagen. Lediglich drei Personaler gaben an, dass sie die persönliche Komponente der abgelehnten Kandidaten bei der Absage berücksichtigen. Als wichtigste Kriterien bei der Formulierung von Absageschreiben kristallisierten sich mit jeweils 68 Prozent ein „freundlicher Tonfall“ und eine „zeitnahe Antwort auf die Bewerbung“ heraus. 60 Prozent der befragten Personaler messen dem „Ausdruck von Wertschätzung gegenüber dem Bewerber“ eine große Bedeutung bei.
Die Realität: Allgemein gehaltene Standardbriefe statt personalisierter Schreiben
Personalverantwortliche stellen in der Regel hohe Anforderungen an die Bewerbungsschreiben der Jobinteressenten. Umgekehrt können sie die Erwartungen der Bewerber an ein Absageschreiben oftmals nicht erfüllen. Aus Zeitmangel oder aus rechtlichen Beweggründen wickelt ein Großteil der Unternehmen die Rückmeldungen an die ausgeschiedenen Kandidaten nämlich in Form von Standardbriefen ab. Dies bestätigten die Umfrageergebnisse auf beiden Seiten des Bewerbungsprozesses. So verfassen lediglich 20 Prozent der befragten Personaler eigenen Angaben zufolge personalisierte Absageschreiben. Der Anteil jener, die ihre Absage mit nachvollziehbaren Gründen untermauern, ist mit 24 Prozent ebenfalls gering. Diese Angaben decken sich mit den Erfahrungen auf Bewerberseite. So erhielten nur 22 Prozent der befragten Kandidaten ein personenbezogenes Absageschreiben. Der gleiche Prozentsatz konnte eine nachvollziehbare Begründung im Absagebrief nachlesen.
Die „positiven“ Seiten der Absageschreiben
Einige Eckpunkte setzen viele Unternehmen jedoch sehr gut um, wie die Umfrageergebnisse belegen. So sind eine wertschätzende Haltung, ein freundlicher Tonfall und gute Wünsche für den zukünftigen Lebensweg in den Absageschreiben weitgehend zu finden. Auch das Angebot, den Kandidaten für die Zukunft in den unternehmenseigenen Bewerberpool aufzunehmen, ist in den Unternehmen durchaus üblich.
Hinsichtlich der zeitnahen Abwicklung besteht allerdings Handlungsbedarf, zumal viele Kandidaten entweder gar kein Absageschreiben bekommen oder sich einige Monate gedulden müssen. Umgekehrt gibt es auch Personalverantwortliche, die persönlich formulieren und gute Absageschreiben versenden. Dies zeigte ein Wettbewerb zum Thema „Beste Absageschreiben 2014“, den das Beratungsunternehmen Kienbaum und die Jobbörse Jobware veranstalteten.
Weitere wichtigen Tipps zum Thema Absageschreiben finden Sie auf Personal-Wissen.de
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