Neulich hatte ich die aktuelle Version des Buches „Simplify your life“ (Amazon Link) in den Händen und das gleich mehrere Stunden lang. Banale und auch weniger banale Hinweise und Erfahrungswerte, wie man sein Leben vereinfachen kann um neue Energie für die wirklich wichtigen Projekte im Leben zu gewinnen, werden hier als Konzentrat über einen ausgeschüttet. Der Lebens- und Arbeitssituation gemäß finden sich interessante Ratschläge.
Die besten Tipps, wie man seinen Büro- bzw. Arbeitsalltag verschlanken kann, möchte ich hier einmal mit euch teilen. Gerade die in den meisten Branchen weniger überfüllte Sommerzeit kann hier eine gute Gelegenheit darstellen, Dinge auszuprobieren und in kleinen Schritten abzuändern:
Multitasking is out. Achtsamkeit is in.
Denn, und das sagen Psychologen ja schon lange: der größte Stressfaktor für die Seele ist Mehrfachbelastung im Großen und im Kleinen. Für das Hin- und Her-Switchen zwischen verschiedenen Prozessen viel mehr Energie aufgewendet, als wenn man die Aufgaben hintereinander erledigen würde.
Arbeitsplatz entleeren.
Da das Unterbewusstsein auf Bilder reagiert, macht uns ein voller Schreibtisch spätestens unterbewusst Stress. Hier hilft nur eins: Tisch leeren. Nur eine Aufgabe darauf packen und den Rest intelligent wegsortieren. Der Platz vor einem sollte frei sein. Unangenehmes kann man gern in den Raum hinter sich packen, bis es in Angriff genommen wird.
4-Quadranten-Methode: Eisenhower-Regel
Hierbei wird der leere Tisch in 4 Felder unterteilt, die im Uhrzeigersinn angeordnet werden:
- 1. Quadrant: Wegschmeissen.
- 2. Quadrant: Delegieren.
- 3. Quadrant: Wichtig – selbst machen in der nächsten Zeit.
- 4. Quadrant: Wunder – Sofort-Aktionen (anrufen, E-Mail schreiben, ablegen), die man schnell mal zwischendurch erledigen kann.
Das Ganze wird abgearbeitet, bis der Tisch leer ist. Wichtig ist, dass jedes Papier nur einmal angefasst wird und man keine Felder 5,6,7… bildet.
Büro entstapeln!
Stapel gehören weg. Ungelesene Zeitschriften sowieso. Alles was älter als ½ Jahr ist, gehört raus, außer natürlich (insbesondere unbezahlte) Rechnungen und Steuerunterlagen.
Eine sensationelle Erfindung sind Hängeregistraturen.
Hier nun die 9 Entstapelungsregeln:
- Im Ordner endlagern
- Termine im Kalender verankern
- Kluge Namen erfinden für Aufschriften (z.B. „Beantworte mich“, „Bezahle mich“ etc.)
- Ständig ändern
- Schnell reagieren
- Lösungen konsequent nutzen
- Mappenvorderseite für wichtige Infos (auf den ersten Blick) nutzen
- Originell bleiben
- Regelmäßig abspecken
5 Tipps für dauerhafte Ordnung:
- Jedes Mal beim Suchen in Ordnern drei veraltete Infos rauswerfen
- Tauschhandel: für jede Info, die reinkommt, fliegt eine ältere raus
- Zwischendurchstrategie: am Vorabend 1-2 Mappen rauslegen, die am nächsten Tag in Pause etc. sortiert werden kann.
- Verfallsdatum auf Ordner oder Kiste schreiben: „Ins Altpapier am 31.12.18“ o.ä.
- Wenn komplette Projekte erledigt sind, dazugehörige Mappen / Ordner durchgehen und nicht mehr notwendige Papiere fortwerfen – dann feiern!
Sonstige Hinweise zum Verschlanken des Büroalltags:
- 120-Sekunden-Tipp: alles was weniger als 2 min kostet – sofort erledigen!
- Belastungsgrenze senken, sprich: Bewusstsein für ein gesundes Arbeitsmaß entwickeln
- Nein sagen lernen
- Merken: Aufschieberitis blockiert, stresst und macht krank
- Delegieren, wo es geht und sinnvoll ist
- Kraftorte zum Energietanken finden
Für erste Anregungen sollten diese Stichpunkte erst einmal genügen. Wir freuen uns natürlich über eure Rückmeldungen und vielleicht sogar neue Ideen zu diesem Thema!
