(Neue) Arbeitswelt

Pomodoro-Technik – Gibt dir das Leben eine Tomate…

… mach Produktivität draus

Pomodoro?! Ja, am liebsten zerkleinert als Soße zu Nudeln oder mit Mozzarella… Als ich im Netz auf die Pomodoro-Technik gestoßen bin, dachte ich kurz, es sei ein Scherz oder die Verlinkung würde vielleicht zu einem Kochblog führen. Falsch gedacht. Diese Technik soll durch strukturierte, aufeinanderfolgende Zeitabschnitte die eigenen Tätigkeit (egal ob Job oder Studium) optimieren und letztlich zu mehr Produktivität führen. Da bekommt ihr große Ohren? Das Wort Prokrastination schwirrt in letzter Zeit ja so durch die Gegend… Dazu in einem anderen Beitrag, heute erstmal zu den „Tomaten“.

Wer hat‘s erfunden?

Das Wort Pomodoro lässt es schon vermuten: die Pomodoro-Technik wurde vom Italiener Francesco Cirilli entwickelt. Die Geschichte dahinter ist eigentlich ganz simpel, Cirilli hat in den 1980er Jahren für die Umsetzung seiner Idee einen Kurzzeitwecker verwendet, der die Form einer Tomate hatte. Also nur ganz entfernt was mit Kochen. 🙂 Der Ansatz funktioniert aber, das kann ich vorwegnehmen, mit jeglicher Art von Timer. Die Pomodoro-Technik basiert darauf, festgelegte Aufgaben in einem ganz bestimmten Zeitraum zu erledigen und im Wechsel mit der Bearbeitung in häufigen Pausen mental komplett abzuschalten. Auf diese Weise behält man nicht nur den Fokus für das Wichtige, sondern schafft mit etwas Übung auch mehr Aufgaben (als vorher) zu erledigen.

Die Pomodoro-Technik

Sechs Schritte gilt es bei der Pomodoro-Technik zu beachten und immer zu wiederholen:

  1. Eine Aufgabe auswählen.
    Es kann eine große oder kleinere Aufgabe sein, etwas was man vor sich herschiebt… Eigentlich alles, was erledigt werden muss.
  2. Eine Uhr/Wecker/Timer auf 25 Minuten (= eine Tomate) stellen.
    25 Minuten – nicht mehr Zeit darf man für die Erfüllung dieser Aufgabe benötigen
  3. Konzentriert an der Aufgabe arbeiten.
    Die Aufgabe steht im Fokus,  keine Ablenkung von außen (Facebook, eMails, Telefon, etc.) wird zuzulassen. Für Ideen/Gedanken, die einem beim Lösen einfallen, am besten ein Blatt Papier mit der Überschrift „Ungeplant und Dringend“ parat haben, notieren und weiterarbeiten.
  4. Nach Ablauf der Zeit die Aufgabe abhaken.
    Das tut dem Ego gut. 😉
  5. Eine Pause einlegen.
    Eine Runde bewegen, einen Kaffee trinken, …  ganz egal mit was, 5 Minuten abschalten und nicht „arbeiten“.
  6. Nach 4 „Tomaten“ eine längere Pause einlegen.
    Alle 4 Aufgabenblöcken 20 oder 30 Minuten Kraft sammeln und nicht über die Aufgaben nachdenken.

Was ist mit Aufgaben, die in mehr oder weniger als 25 Minuten erledigt werden können?

Ja, stimmt, nicht alles dauert immer 25 Minuten. An dieser Stelle beginnt aber bereits die Strukturierung. Zu Beginn der Arbeitsphase sollte man zunächst für sich selbst festlegen, was getan werden muss und dann die Zeiteinteilung vornehmen. An Zeitpakete gelangt man wie folgt:

√  eine Aufgabe benennen, die in 25 Minuten lösbar ist oder

√  mehrere kleine Aufgaben in einem Block zusammenfassen (z.B. Anrufe tätigen, Rechnungen schreiben, Mails beantworten, …) oder

√  eine große Aufgabe in mehrere Arbeitsschritte unterteilen, die als „Tomate“ erledigt werden können

Das eigene Empfinden oder die eigene Tätigkeit erfordern vielleicht auch einen anderen Zeitabschnitt. In der Praxis haben sich die 25 Minuten bewährt. Es kommt also auf einen Versuch an. Entscheidend ist, die Aufgabe in der vorgegebenen Zeit vollständig zu bearbeiten und dabei nicht von äußeren Einflüssen in der Konzentration gestört zu werden.

Wo steckt der Sinn?

Anliegen der Pomodoro-Technik ist, fokussiert, damit effektiv und zeitsparend, Aufgaben zu bearbeiten. Die 25-Minuten-Pakete „zwingen“ dazu, das Vorgenommene schnellst möglich zu erledigen und Störfaktoren zu unterbinden. Letzteres ist für viele sicher schwierig. Telefonanrufe, Plaudereien und Mails in der Aktivitätsphase nicht zu beantworten/zu unterbinden, verlangt Stärke, hilft aber ungemein, um konzentriert zu bleiben. Wer immer etwas Druck braucht, um Aufgaben anzugehen, wird sicher am ehesten eine Produktivitätssteigerung merken. Die Auflistung zu Arbeitsbeginn und das Abhaken der Aufgaben unterstützen den motivierenden Effekt. Man sieht am Ende des Tages, dass man etwas und was man geschafft hat. Das ist vor allem für die Leute gut, die am Abend das Gefühl haben, total im Stress gewesen zu sein und trotzdem nichts geschafft zu haben.

Fazit – Doch lieber mit Mozzarella?

Nicht unbedingt. Ob man sich strikt an die Vorgaben der Pomodoro-Technik hält oder nicht, ist jedem selbst überlassen. Ein Versuch, das mal ein paar Tage durchzuhalten, finde ich persönlich ganz interessant. Ich glaube sowohl an die Zeitvorgabe als auch an die strikten Pausen. Mir den Arbeitstag zu planen und einzelne Aufgaben abzuhaken, mache ich eh schon seit längerem, auch ohne von der Pomodoro-Technik gewusst zu haben. Am Tagesende eine Liste mit erledigten Aufgaben zu haben und gleichzeitig eine Übersicht zu erhalten, wie lange etwas insgesamt gedauert hat, ist nicht nur, wenn es um die Berechnung von Arbeitsleistungen geht, wirtschaftlich.

Über den Autor

Anna

Anna, unsere „Frau fürs Schöne“, war bis November 2016 verantwortlich für alles rund ums Personalmarketing. Als studierte Kommunikationswissenschaftlerin mit Nebenfach Psychologie kam sie 2013 zu uns ins Team. Seitdem berichtete sie über den Weg vom Berufsanfänger zum "Experten" und schrieb mit Einfühlungsvermögen über die Höhen und Tiefen bei der Jobsuche und im Arbeitsalltag. Im Büro versorgte Hobbyköchin Anna uns mit den neusten Rezepten, flotten Sprüchen und viel guter Laune.

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