Bewerbung & Interview

Auch Anhänge haben einen ordentliche Namen verdient

Ich habe neulich mit einer sehr guten Freundin, nennen wir sie Johanna, gesprochen, die jetzt neu in ein Projekt eingestiegen ist und somit auch die Verantwortung hat, Bewerbungen für weitere Positionen durchzusehen und einzuordnen. Und Johanna hat sich bei mir furchtbar aufgeregt und zwar aus folgendem Grund:

Sie ist eine äußerst strukturierte Person, die die Dinge gern in Reihe bringt und für ihre eigene Übersicht sortiert. Da sie für das Projekt jetzt keine extra Datenbank mit Sonderablage hat, speichert sie die Bewerbungen auf dem Rechner und schaut sie sich dann an. Und damit ging es los. Johanna hat erst einmal alle gespeichert, um darüber herauszufinden, dass die Bewerber nichts davon halten, Ihre Anhänge auch ordentlich zu benennen. Da hieß es eben: Anschreiben, Lebenslauf und dann Anhang (und das eben 20 Mal). Das mag alles gut sein, wenn man eine Bewerbung anschaut, aber davon kann der Bewerber eigentlich nicht ausgehen. In den meisten Fällen bewerben sich mehrere Leute auf die gleiche Stelle oder eben auf unterschiedliche Stellen. Aber kaum ein Personaler oder Porjektleiter oder sonst wer wird ausschließlich EINE Bewerbung erhalten. Einfacher wäre es dann schon, wenn man die Dateien individuell benennt. Und damit meine ich nicht: Bewerbung_Süße_Maus_82 sondern so etwas wie: Anschreiben_Nachname oder dergleichen.

Nun hat sich Johanna hingesetzt und die Dateinamen umbenannt, damit sie sie am Ende auseinanderhalten kann, aber das ist nun wahrlich auch keine Lösung. Wie gesagt, sie hat keine hilfreiche Datenbank zur Hand, aber auch dann gilt: Übersichtlichkeit, Struktur und es dem Leser so einfach wie möglich zu machen. Schafft man es dann noch, alle Unterlagen in ein Dokument zu packen, ist der E-Mail Anhang (zumindest äußerlich) perfekt.

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9 Kommentare

  • Das ist ein sehr guter Tipp an Beweber. Besonders die Unterlagen in einem PDF zu speichern. Bei uns lesen sich die Personaldisponenten gerne die Bewerbungen in ausgedruckter Form durch, um sich Anmerkungen machen zu können. Da ist es oft mühselig jeden Anhang einzeln zu drucken. Besonders muss man sie dann erstmal in eine Reihenfolge bringen.

  • @Roman: da hast Du Recht. Bekommst Du aber auf eine Stelle 200 Bewerbungen, dann wiederum sieht das mit dem Zeitplan schon wieder anders aus. Grundsätzlich finde ich es aber nicht zuviel verlangt, die Bewerbung und/oder Anhänge gleich anständig zu benennen.

  • Ich verstehe die Aufregung auch nicht. Jeder Personaler benennt sie doch eh anders, z.B. Nachname_Vorname_Bewerbung oder auch Bewerbung_Nachname. Woher soll man die Namenskonvention des bearbeitenden Personalers kennen? Die 3 Sekunden muss der Personaler sich halt beim Abspeichern der Datei nehmen.

  • Na ganz so stimmt das aber nicht. Ich beispielsweise benenne die Anhänge in ihrer Ursprungsform nicht um. Ich speicher sie in unser System und dabei in einer bestimmten Form. Das hat aber nichts mit Umbenennen oder dergleichen zu tun. In besagtem Text ging es auch eher darum, was denn Leute wie meine Freundin machen, die keine Personaler per se sind, keine Datenbank haben und somit eben auf unkonventionelle Abspeichermethoden zurückgreifen müssen. Müsste ich jede Datei, die ich erhalte umbenennen würde ich eine Krise bekommen. Es geht auch nicht darum, den Geschmack des Personalers zu treffen, sondern darum, irgendwie logische und einfach nachvollziehbare Dateinamen zu verwenden. Und: all.pdf zählt definitiv nicht dazu.

  • Ich denke , wie Claudi schon angemerkt hat, liegt das Ärgerliche nicht darin EINE Bewerbung umzubenennen, sondern in der Masse.
    Ich selbst hatte nicht vor die Bewerbungen umzubenennen, da es sich bei mir hauptsächlich um eine Archivierung der Bewerbungen handelte. Jedoch ist es nicht möglich 10 Dateien mit dem Namen „01“ oder auch „Lebenslauf“ abzuspeichern, weil sich diese ja sonst gegenseitig ersetzen würden bzw eine Übersichtlichkeit nicht gewährleitet werden kann.
    Wenn jeder Bewerber in der Lage gewesen wäre, seine Datei mit seinem Namen + dem Inhalt (z.B. Lebenslauf, Anschreiben oder Zeugnisse) zu benennen, hätte ich mich deutlich schneller meiner eigentlichen Arbeit widmen können, anstatt jede Datei zu öffnen, die Namen nachzusehen, die Datei wieder zu schließen, die Datei anzuklicken, auf „umbenennen“ zu gehen, den Namen+Art des Dokumentes einzugeben und dies dann wieder abzuspeichern.

  • Nicht nur die Anhänge auch das Bewerbungsofoto sollte mit dem Namen gekennzeichnet werden, da dieses meist seperat abgespeichert wird und es zu bösen verwechslungen kommen kann wenn dann der Falsche Bewerber im Interview sitzt.

  • Kurze Frage hierzu, meine Bewerbungstrainerin hat sehr großen Wert darauf gelegt, dass man für jeden Abschnitt eine eigene PDF macht, also 1xAS, 1xLL mit Deckblatt, 1xZeugnisse, und außerdem eben neutrale Namen verwenden soll (also nicht in jeder Datei seinen Namen reinklatschen). So mache ich das die ganze Zeit. Hier höre ich, dass es besser wäre eine PDF zu machen, was aus der Sicht des Personalers sicher einfacher ist.

    Die Frage, kann mir jemand irgend welche Referenzen dazu nennen? Dass Johanna, die gerade zum quasi-Personaler aufgestiegen ist, das nicht gefällt, ist ja noch keine Aussage besonders für große Unternehmen, die ja bekanntlich besonders Penibel bei den Standards sind.

    Und wenn wir gerade dabei sind, was haltet ihr für die Idealdateigröße der PDF? Meine Zeugnisse (Scans) nehmen allein schon 650KB, was das ganze am Ende auf fast 1MB bringt.

    P.S.: Wäre ich Personaler ohne Datenbank oder ein anderes System, so würde ich mir pro Stelle einen Ordner anlegen, und dann pro Bewerber einen Unterordner. Man hat ja PDFs, Fotos, Worddokumente, E-Mail-Texte usw. (Es hält sich ja nicht jeder an „Nur PDF“) und kommt sonst ja zwanghaft durcheinander.

  • @ Andrej: Also grundsätzlich finde ich es super, dass du sogar ein Bewerbungstraining mitgemacht hast. Allerdings kann ich nur sagen, dass es zwar bestimmt Standards gibt, die einheitlich eingehalten werden sollten (also da beispielsweise in Deutschland Lebenslauf und Anschreiben und wenn gefordert Zeugnisse zu schicken. In England und Amerika sieht das dann wieder etwas gekürzter aus). Eine Bewerbung ist aber am Ende immer individuell, zumindest sollte die gute Bewerbung das sein. Da gilt es eben nicht ein und die selbe Bewerbung nur mit geändertem Ansprechpartner zu versenden, sondern die Bewerbung tatsächlich auf die Stelle auszulegen. Und dann stellt sich eben die Frage, wie standardisiert das Bewerbungsverfahren sein kann. Klar haben große Unternehmen oft genaue Prozesse, in denen man sich beispielsweise erst einmal durch Fragebögen oder Formulare wälzen muss, bis man im System erfasst ist. Das bedeutet aber nicht, dass in jeder Bewerbung alles gleich ist. Besonders Deine Frage bezüglich der Bezeichnung finde ich da interessant: Eine gute Bezeichnung der Anhänge ist wichtig. Und je allgemeiner diese ist, umso schwieriger kann eben die Zuordnung werden. Sicher sind zu lange Dateinamen auch sinnfrei, aber ich finde: Anschreiben_Meyer nicht dramatisch. Zu Deiner zweiten Frage bzgl. der Anzahl an Dateien: Ich, und meine Kollegen sehen das genauso, finde es super, wenn ich alles in einer Datei bekomme und da wird dann wichtig, dass die Unterlagen (Das gilt für die gesamte Mail, also auch, wenn es mehrere Anhänge sind) nicht größer als 3mb sind. Du liegst mit deinen knapp über 1mb also total im Rahmen.
    Ansonsten kannst Du Dich ja gern hier noch etwas umschauen. Zu Anhängen, Anschreiben und Lebensläufen haben wir schon öfter geschrieben.

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