(Neue) Arbeitswelt

Zeitsparen durch den Einsatz von HR-Tools und -Programmen

HR; Quelle: foto-rabe/pixabay.com
Geschrieben von Reinhard Hoffmann

Viele auf althergebrachtem Wege angegangene Human Ressource (HR)-Abläufe sind extrem zeitintensiv und laufen vergleichsweise unstrukturiert ab. Dadurch können Unternehmen nur ineffizient arbeiten. Mit der Folge, dass weniger Zeit für Kernaufgaben bleibt und die Produktivität schwindet. Die entsprechenden Tools und Programme für die Optimierung von HR-Abläufen bringen Abhilfe. So beispielsweise im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Im Folgenden werden weitere der bedeutenden Anwendungsfelder angerissen.

Optimierbare HR-Abläufe

Personalakten: Durch die Errichtung eines Archivsystems können alle Dokumente zu einem Mitarbeiter schnell erfasst und archiviert werden. Nebeneinander gedruckte und elektronische Dokumente finden somit übersichtlich ihren Platz. Damit verringert sich das Risiko, dass wichtige Akten verloren gehen oder nur unvollständig sind. Da nur befugte Personen auf die Dokumente zugreifen können, ist für die Einhaltung des Datenschutzes gesorgt. Für berechtigte Mitarbeiter sind die Daten jederzeit einsehbar.

Zeiterfassung: Die Fehlzeiten der Mitarbeiter lassen sich nicht nur schnell erfassen und auswerten. Diese können auch selbst ihre Daten eingeben, sodass die Kollegen vom HR entlastet werden. Auch die Planung des Personaleinsatzes, die Urlaubsbeantragung oder die Anwesenheitskontrolle kann durch Zeiterfassungssoftware erleichtert werden. Die vielen und jederzeit abrufbaren Zeitdaten tragen dazu bei, die Arbeitseffizienz innerhalb des Unternehmens zu steigern, das dadurch mögliche Engpässe schon im Voraus erkennen kann, beispielsweise bei der Urlaubsplanung.

Recruiting: Gerade wenn es für ein Unternehmen darum geht, die passenden Bewerber zu finden, lohnt deren Erfassung in einem Bewerberportal. Ein schnelles Matching der Profile, beispielsweise auf vakante Stellen, ist somit jederzeit möglich. Für immer mehr Unternehmen spielt darüber hinaus die Einbindung von Social Media Networks wie Xing und LinkedIn eine große Rolle. Dank entsprechender Schnittstellen mit den Bewerbermanagementsystemen ist es den Personalern so unter anderem möglich, Bewerberprofile schnell mit ihren Anforderungen abzugleichen.

Tools und Programme für die Optimierung von HR-Abläufen

Das HR-Management setzt sich mit ganz verschiedenen Abläufen auseinander, die durch die passenden Tools und Programme optimiert werden können. Der Zugriff erfolgt über sogenannte Module. Es gibt Anbieter für Speziallösungen, aber auch integrierte Systeme sind erhältlich, die mehrere Module enthalten, auf die die Mitarbeiter durch eine gemeinsame Benutzeroberfläche zugreifen können.

Der Haufe Zeugnis Manager PREMIUM 2016 ist beispielsweise eine Software, die das Erstellen von Arbeitszeugnissen wesentlich erleichtert. Deren individuelle Erarbeitung ist auf üblichem Weg äußerst zeitintensiv. Ihre Erstellung ist ein Prozess, bei dem Personalabteilung und Vorgesetzte gut zusammenarbeiten müssen, um zu optimalen Resultaten zu gelangen. Gelingt dieses Zusammenspiel nicht, ist schnell der Boden für Frustration bereitet, wenn beispielsweise der Vorgesetzte mit anderen Aufgaben beschäftigt ist.

Durch die einfache Bedienung der Software steht einem optimalen Ablauf nichts im Wege. Ein spezielles Programm zur Textverarbeitung ist nicht erforderlich. Layout und Formatierungen sind perfekt und können bedenkenlos übernommen werden. Dank des Zugriffs auf Tausende Musterformulierungen treffen die Verantwortlichen in jedem Fall das richtige Wort. Darüber hinaus wird ein rechtssicheres Erstellen der Zeugnisse ermöglicht. Mit dem im Hintergrund arbeitenden Workflow können sich Vorgesetzte direkt an der Erstellung beteiligen, sodass Mitarbeiter entlastet werden. Eine Anmeldung ist dazu nicht notwendig. Durch eine Erinnerungsfunktion wird die Zusammenarbeit der Verantwortlichen verbessert.

Fazit

Die Prozesse im Bereich HR sind oft umfangreich und zeitintensiv. Deshalb sollte man sich die Frage stellen: Wie kann ich diese Prozesse zeitsparend verbessern ohne, dass die Qualität der Arbeit darunter leidet? Softwarelösungen können hier die Antwort sein. Die Bedienung ist oft intuitiv und leicht zu verstehen – so kann nach kurzer Einarbeitung viel Zeit gespart werden, welche im Nachhinein für weitere wichtige Aufgaben genutzt werden kann.

In freundlicher Zusammenarbeit mit Haufe

Über den Autor

Reinhard Hoffmann

Mit einem Lebenslauf, wie er nicht im Buche steht, und der eigenen Erfahrung, nach dem Zweitstudium eine längere Bewerbungsphase durchgestanden zu haben, ist Reinhard nicht der Standard-Personaler. Typische Fragen, Zweifel und Unsicherheiten eines Bewerbers kennt er gut und sieht seine Mission darin, zu berichten, worum es bei der Personalarbeit tatsächlich geht. Uns steht die Tür zum Chefbüro immer offen, mit Rat und Tat unterstützt uns Reinhard nicht nur bei der Bewerbersuche.

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