Von wegen! Jedes Jahr das Gleiche! Immer nehme ich mir vor, es ruhig angehen zu lassen, wenn die Urlaubszeit näher rückt. Langes und geplantes Vorbereiten hilft aber genauso wenig, wie die Chill-Klamotten anzuziehen und den Kollege die Miene zeigen „Hey, Leute mich bringt heute nichts aus der Ruhe!!!“
Also, wie komme ich aus dem Job nicht als völliges Wrack an meinem Urlaubsort an? Ich habe mich mal umgehört und einige Strategien wollen wir gern weitergeben.
Vorbereitung der Abwesenheit
Es ist ratsam schon frühzeitig mit der Planung für die Übergangs und –gabephase zu beginnen. Je nach Menge, Komplexität und involvierten Personen sind tatsächlich 2-3 Wochen vor dem ersten Urlaubstag als Starttermin für die Pre- Urlaubsphase einzuplanen. Folgende Dinge haben wir identifiziert, die helfen:
- Listen schreiben!
- eine mit den eigenen to do´s bis zum Urlaub
- eine für die Vertretung und die Kollegen
- eine für die Kunden, Partner und Mitstreiter
- bei Bedarf, eine für den Chef
- Urlaub ankündigen!
- in Telefonaten
- mit Kunden, via eMail oder persönlich, wenn es sich ergibt auch gern mehrfach.
- Kollegen informieren, im Meeting z.B. mit dem netten Hinweis „wenn ihr noch meine Hilfe für …. braucht, denkt daran, ich bin ab … im Urlaub.“
- man kann auch in die eMails zwei Wochen vor Beginn, den Urlaub in der Signatur ankündigen; vielleicht mit einem netten Spruch
- Projekte abschließen oder den Status Quo erheben und für die Kollegen notieren. Kunden kann man auch ein kurzes Update außer der Reihe (milestones) zukommen lassen, gleich mit dem Ausblick, woran ihr euch nach dem Urlaub sofort kümmern werdet. Der Kunde hat das Gefühl, dass ihr alles im Griff habt und sein Projekt nicht wegrutsch. Oder man kann auch nett den Vertreter einführen.
Ganz wichtig, und da waren wir uns alle einig, eine Vertretung finden! Sicher, das ist in vielen Unternehmen gut geregelt. Wenn nicht, sollte man das unbedingt mal anregen. Es gilt aber immer zu bedenken, dass der/die Vertreter/in ja sicher nicht extra eingestellt wird und die eigene Arbeit zu erledigen hat.
Wie mache ich meiner Vertretung das Leben leicht?
Liebe Leute! Steckt da wirklich viel Gedanken hinein, denn auch ihr könntet mal Vertreter sein. (hihi, ein Reim;-))Die Kollegen, die ihr zurück lasst, könnt ihr verwöhnen, wenn ihr:
- Schreibtisch, Ablagesystem und eMail-Account aufräumt,
- so sortieren, dass jemand sich auf anhieb gut zurecht findet.
- Wir nutzen oft auch Projektordner, die dann von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern können oder Ablagesysteme, die gut beschriftet sind.
- Übergabe mit einem Gespräch haben sich bewährt, hier sind Nachfragen möglich und der Kollege bekommt ein Gefühl für die Prioritäten.
- Übergabe nicht auf den letzten Drücker. Optimal, einen Tag vorher, dann sind noch Rückfragen möglich.
- „EasterEggs“ verstecken. Bitte keine bösen Überraschungen für die Vertretung hinterlassen, so nach dem Motto: „…das wird schon nicht hochploppen während meiner Abwesenheit“. Lieber mit offenen Karten spielen und eher den Kollegen etwas Nettes hinterlassen, z.B. im Projektordner ein post-it mit der Aufschrift: DANKE. Das bringt gute Laune bei den Kollegen! Google macht das auch ganz gern http://www.pcwelt.de/ratgeber/Galerie-Google-Gags-Goodies-4158941.html
Ja, gute Laune kann man auch mit Sonnenscheinrunden erzeugen! Ein Eis mit den Kollegen bringt nicht nur denen gute Laune.
So, jetzt habe ich mal eine entspannte VorUrlaubszeit genossen, die Übergabe ist erledigt. Für die letzten Stunden habe ich nur noch ein paar Routinearbeiten und nachher gehen wir im Team Eisschlecken. Ganz viel, denn ich will viel Sonne im Urlaub!!!!
