Heute berichte ich euch aus dem Arbeitsalltag eines spannenden IT-Projekts. Zusammen mit der Elterninitiative für krebskranke Kinder Jena e.V. (EKK) und mehreren Partnern aus dem IT-Paradies digitalisieren wir den Spendenprozess des Vereins. Wie sieht die Projektarbeit hinter dem Spendenbutton aus?
Am Anfang war die Projektidee
Spenden mit einem Klick – das war die Idee von den beiden Freunden Wilfried Knoch, Schatzmeister der EKK, und Marko Fliege, Geschäftsführer der JustOn GmbH. Ein PayPal-Button auf der Webseite soll das Spenden für den Verein nicht nur vereinfachen, sondern zugleich digitalisieren. Der große Schritt in die Zukunft spart Zeit und Kosten ein, was der Arbeit des Vereins und vor allem den Kindern zugutekommt. Dazu ist allerdings mehr notwendig als die rasche Implementierung des Spendenbuttons.
Das Projektteam
Nachdem die Idee das Licht der Welt erblickt hat, engagierten sich neben JustOn weitere Unternehmen aus dem IT-Paradies, die NewWebTec GmbH und wir, die TowerConsult GmbH, an dem Projekt. Zudem bekamen wir tatkräftige Unterstützung aus Estland: Im Austauschprogramm des Staatlichen Berufsschulzentrums Jena-Göschwitz (SBSZ) reiste eine Gruppe estnischer Berufsschüler nach Jena, um praktische Erfahrungen im IT-Bereich zu sammeln.
Das war die Stunde, in der die Spendenbutton-Idee Wirklichkeit werden sollte. Mit vereinten Fachkräften ging unser Projekt in die Startposition.
Klare Ziele setzen
Das Ziel hatten wir vor Augen: Einen PayPal-Button auf der EKK-Webseite.
Quelle: Andres Soop
Aber wie sollten wir dahin gelangen? Die einfachste Aufgabe an dem Projekt war es, den Button auf der Webseite einzubinden, jedoch finden im Hintergrund komplexe Prozesse statt. Da kam uns die CRM-Software Salesforce zugute: Mit der Bereitstellung kostenloser Lizenzen konnte unser Projekt richtig durchstarten. Neben der Einrichtung der neuen Salesforce-Umgebung bestand ein Großteil der Projektarbeit aus der Weiterentwicklung von JustOn. Diese Software-Lösung sorgt für eine automatische Rechnungserstellung und deren Weiterverarbeitung (E-Invoicing). In unserem Projekt wird JustOn nun für einen guten Zweck genutzt und dient der automatischen Erstellung der Spendenquittungen sowie deren Versand inklusive Dankschreiben. Auch die Verwaltung der Spender und Mitglieder ist zentraler Bestandteil der Vereinsarbeit und soll zukünftig digital ablaufen.
Communication first!
Der Startschuss ist gefallen und das Projekt ist in vollem Gange. Da mehrere Firmen und Teams mit unterschiedlichen Teilbereichen betraut sind, ist Kommunikation das oberste Gebot. Neben der Projektkoordinierung ist der Austausch über den aktuellen Projektstand wichtig für die unterschiedlichen IT-Teams. Ein Weg, außerhalb des Projektmanagement-Tools den Überblick zu wahren, ist das Daily Stand Up mit den typischen Fragen:
- Was habe ich gestern geschafft?
- Wobei stoße ich auf Hindernisse?
- Was habe ich heute vor?
In regelmäßigen Meetings besprachen wir den aktuellen Projektstand mit den EKK-Mitarbeitern und brachten ihre Vorschläge in unsere Arbeit ein. Das direkte Feedback des EKK-Vereins als Endnutzer ist ein fundamentaler Bestandteil für unser IT-Projekt, denn es hilft allen Beteiligten, die richtigen Aufgaben zu priorisieren und Anpassungen schnell durchzuführen.
Da wir nicht nur im IT-Bereich arbeiten, sondern auch mit Menschen aus unterschiedlichen Ländern, ist unsere Arbeitssprache Englisch. Somit wurden die Plattform und die Software-Anbindungen auf Englisch eingerichtet, sodass deren Übersetzung für die Vereinsmitarbeiter auch einen Teilbereich in unserem IT-Projekt ausfüllt.
Gut notiert ist halb dokumentiert
Keine Softwareentwicklung ohne Dokumentation! Bei vielen IT-Projekten entsteht Entwicklungsaufwand und neue Funktionen werden bestehender Software hinzugefügt oder es entsteht gar ein neues Produkt. Damit später nicht nur der Endnutzer bzw. User weiß, wie die Software funktioniert, müssen Neuerungen dokumentiert werden. Auch Entwickler- und Support-Teams sollten über die Funktionserweiterungen gut Bescheid wissen, deshalb gilt es Änderungen und Neuerungen angemessen zu dokumentieren. Dazu entsteht in unserem Projekt auch eine technische Dokumentation, die die grundlegende Architektur des neuen Spendenprozesses und die Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Plattformen beschreibt. Darauf aufbauend wird eine User-Dokumentation erstellt, welche die Funktionsweisen der Benutzeroberfläche (User Interface) erklärt. Jedoch ist nicht nur die technische Beschreibung für die Projektumsetzung wichtig; daneben werden auch weitere Kennzahlen dokumentiert, um den Projektfortschritt im Auge zu behalten.
Startschuss für Phase 2
Der Mammutanteil des Projektes entstand während des mehrwöchigen Praktikums unserer estnischen Austauschschüler. Für die beiden war es eine besondere Zeit, denn sie tüftelten nicht nur an einem Stückchen Code, sondern stellten ein ganzes Projekt mit auf die Beine. Jetzt haben wir unseren ersten großen Meilenstein im Projekt erreicht und konnten einen vollständigen, automatischen Prozess präsentieren. Bis zum Live-Gang des Spendenbuttons müsst ihr euch allerdings noch etwas gedulden, denn unser Projekt geht nun in die zweite Phase. Haltet am 25. August 2018 zur Einweihung von Haus EKKStein euer PayPal-Konto bereit, um die Elterninitiative für krebskranke Kinder zu unterstützen!
