Seit dem 01. Januar 2014 gilt das neue Reisekostenrecht. Insbesondere wurde der Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ durch den Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Allerdings hat diese begriffliche Änderung auch weitreichende juristische Konsequenzen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Auf diese möchte ich an dieser Stelle kurz eingehen, da es in der letzten Zeit häufig Nachfragen dazu gab.
1. Definition
Nach der Neuregelung ist die erste Tätigkeitsstätte eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines Dritten (z.B. Kunden, Mandanten, Entleihfirma). Dazu können zum Beispiel auch Baustellen zählen, soweit dort Arbeiten an oder in einem Gebäude durchgeführt werden. Fahrzeuge, Flugzeuge und Schiffe zählen jedoch genauso wenig dazu wie das häusliche Arbeitszimmer eines Mitarbeiters im Home Office.
Die Regelung gilt nur für Arbeitnehmer, nicht jedoch für den Unternehmer selbst. Hier bleibt abzuwarten, ob die Finanzverwaltung die gleichen Grundsätze auch auf die Unternehmer selbst anwendet.
2. Zuordnung
Die erste Tätigkeitsstätte richtet sich vorrangig nach der Zuordnung durch den Arbeitgeber, beispielsweise durch eine Regelung im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder Einsatzplänen erfolgen. Es muss eine dauernde Zuordnung erfolgen von mindestens 48 Monaten erfolgen. Bei der Zuordnung durch den Arbeitgeber spielt es keine Rolle wie oft der Arbeitnehmer an dieser Stelle anwesend ist. Es reicht auch aus, wenn er die Einrichtung regelmäßig aufsucht, um Material zu holen oder Zeitnachweise/Stundenzettel abzugeben.
Fehlt es an einer solchen Zuordnung prüft das Finanzamt bei Vorliegen der Steuererklärung 2014 eine mögliche Zuordnung anhand quantitativer Kriterien. Dabei kommt es einzig darauf an, an welcher Tätigkeitsstätte der Arbeitnehmer überwiegend im Einsatz war. Bei der Zuordnung durch das Finanzamt muss der Arbeitnehmer an der Stätte seiner beruflichen Tätigkeit nachgehen. Ein kurzer Besuch, um etwas zu holen oder abzugeben reicht hier nicht aus. Treffen die genannten Voraussetzungen auf mehrere Tätigkeitsstätten gleichermaßen zu, legt das Finanzamt diejenige Arbeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte fest, welche dem Wohnort des Arbeitnehmers am nächsten liegt.
3. Steuerliche Folgen der „ersten Tätigkeitsstätte“
Nun kann man sich fragen, warum macht der Gesetzgeber solch ein Gewese. Ist doch egal, ob es sich um die erste, zweite oder dritte Tätigkeitsstätte handelt. Aber weit gefehlt: Die Bestimmung der „ersten Tätigkeitsstätte“ ist bares Geld wert. Beziehungsweise ist es finanziell attraktiver, wenn ein Ort eben nicht die erste Tätigkeitsstätte ist.
Bei Nutzung des privaten Fahrzeugs für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte kann der Arbeitnehmer nur Aufwendungen in Höhe der Entfernungspauschale (einfache Strecke, derzeit 0,30 €/km) als Werbungskosten geltend machen. Alternativ kann der Arbeitgeber die Aufwendungen nur in dieser Höhe steuerfrei erstatten.
Bei Nutzung eines Firmenwagens muss der Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil versteuern. Außerdem können keine Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden.
Fazit: Arbeitnehmer und Arbeitgeber sollten sich möglichst darüber verständigen und eine Regelung über die erste Tätigkeitsstätte treffen. Dabei sollte geprüft werden, ob eine für den Arbeitnehmer möglichst steuerlich günstige Zuordnung getroffen werden kann. Im steuerlichen Idealfall würde diejenige Arbeitsstätte zur ersten Tätigkeitsstätte erklärt, welche der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt. Für diese Fahrtkosten kann der Arbeitnehmer in der Steuerklärung die Entfernungspauschale ansetzen. Alle anderen Fahrten gelten dann als Auswärtstätigkeit. Dafür kann der Arbeitnehmer Reisekosten einschließlich Verpflegungsmehraufwendungen oder Fahrtkosten pro gefahrenen Kilometer geltend machen. An die Zuordnung durch den Arbeitgeber ist das Finanzamt gebunden.
