Immer wieder erreichen uns Bewerbungen, die an der einen und oder anderen Stelle noch Optimierungsbedarf haben.
Wir haben euch daher hier die häufigsten Probleme zusammengetragen, sodass ihr zukünftig diese Fehler in der Bewerbung vermeiden könnt:
1. Generelle Form der Bewerbung – Einzeldateien oder eine Komplettbewerbung?
Bewirbt man sich online auf eine ausgeschriebene Stelle, versendet man entweder die Bewerbung per E-Mail oder lädt die Unterlagen in einem entsprechenden Bereich auf der Website des Unternehmens hoch.
In der Regel ist dabei angegeben, in welcher Form die Bewerbung gewünscht wird. Sollte man nicht explizit dazu aufgefordert werden, separate Dateien für die einzelnen Bestandteile (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, etc.) zu hinterlegen, empfiehlt es sich die Bewerbung in Form einer einzigen Datei zu verschicken. Auch wenn die Bewerbung direkt per E-Mail verschickt wird, sollte man nur eine pdf-Datei erstellen. So kann nichts verloren gehen und wir als Personaler haben alle Dokumente gebündelt vorliegen. Es ist schon ein schwieriger Start für eure Bewerbung, wenn der Personaler sich diese erstmal selbst sortieren und zusammenbauen muss.
2. Ungeeignetes Format
Egal ob nun eine oder mehrere Dateien verschickt werden, ihr solltet diese immer als pdf-Datei versenden! Eine Word-Datei zu verschicken kann einerseits dazu führen, dass eure ganze Arbeit bei der Erstellung sinnlos war, denn verschiedene Word-Versionen passen nicht immer zusammen. Die schönste Bewerbung wirkt schlecht, wenn plötzlich die Formatierung total aus den Fugen gerät. Andererseits kann bei diesem Format der Inhalt nachträglich verändert werden. Das ist sicherlich nicht in eurem Sinne. Mit einer pdf-Datei kommt der Inhalt genauso an, wie ihr ihn erstellt habt und kann auch nachträglich nicht verfälscht werden.
Auch aus Sicherheitsgründen empfiehlt es sich eine pdf-Datei zu nutzen. Zip-Dateien werden in vielen Unternehmen generell nicht geöffnet! Da über dieses Format gerne Viren verschickt werden, bleibt der Anhang unberührt und die Nachricht wird sicherheitshalber gelöscht. Eure Bewerbung wurde somit nicht einmal geöffnet.
Um das zu vermeiden könnt ihr die Datei entweder direkt über Word als pdf abspeichern oder nutzt eines von vielen kostenlosen Tools, wie zum Beispiel „pdf24“ um eure Bewerbung zusammen zu stellen. Mit diesen Tools könnt ihr die einzelnen Bestandteile, wie Anschreiben und Lebenslauf, aber auch gescannte Zeugnisse, einfach sortieren und zusammenfügen.
3. Ungenaue Bezeichnung der Datei(en)
Für eine eindeutige Zuordnung der Unterlagen ist der Name der Datei relevant. Eine Kombination aus dem Namen des Bewerbers und der Stelle auf die man sich bewirbt ist am sichersten. Dateien die „Dok 1.pdf“ oder „Bewerbung.pdf“ heißen, sind dagegen eher ungünstig. Mit einer Bezeichnung wie „Bewerbung_Max Mustermann „ oder „Bewerbung_Max Mustermann_IT-Administrator“ seid ihr auf der sicheren Seite.
Sollte es explizit verlangt sein, mehrere Dateien zu schicken, sollten diese natürlich entsprechend benannt werden. Dies erleichtert dann auch die Zuordnung der Einzeldokumente zu einer Person und Bewerbung.
4. Zu große Dateien
Neben dem Namen ist auch die Größe eurer Datei entscheidend. Teilweise gibt es eine Obergrenze im Postfach für die Größe von Anhängen. Um auf der sicheren Seite zu sein, könnt ihr auch hier mit einigen kostenlosen Tools nachhelfen und eure Bewerbung komprimieren.
5. Unvollständige Kontaktdaten
Oft bekommen wir Bewerbungen, in denen die Kontaktdaten nur unvollständig oder teilweise gar nicht vorhanden sind. Es ist für uns am einfachsten, wenn sowohl E-Mail-Adresse als auch Telefonnummer angegeben sind. Ein kurzes Telefonat reicht oftmals aus, um fehlende Punkte zu erfragen oder um einen Termin für ein Gespräch zu vereinbaren. Ohne die Angabe der Telefonnummer zieht sich das Ganze durch den E-Mailverkehr unnötig in die Länge.
Ein genereller Tipp: wer sich aktiv um neue Stellen bewirbt, sollte auch für Rückfragen oder ähnliches erreichbar sein. Wenn man sich aus einer festen Anstellung heraus bewirbt und berufsbedingt nur zu bestimmten Zeiten erreichbar ist, sollte man dies einfach mit in die Bewerbung schreiben. Bitte prüft auch regelmäßig eure E-Mail-Konten inklusive Spam-Ordner, nicht dass euch dadurch die Chance auf den Traum Job entgeht.
6. Fehlende Referenznummern
Bei vielen Stellenbeschreibungen sind Referenznummern oder Indexnummern angegeben. Diese Nummern haben tatsächlich einen Sinn und gehören mit in die Bewerbung. Sie erleichtern die Zuordnung der Bewerbung zu den Stellen und damit auch zu den richtigen Ansprechpartnern.
Wenn man erst in einem Telefonat erfragen muss, für welche Position sich der Bewerber denn interessiert, geht viel Zeit verloren. Wenn man diese Informationen bereits durch die Bewerbungsunterlagen bekommt, kann man sich in einem Telefonat direkt auf die wesentlichen Fragen konzentrieren und diese im Vorfeld besser vorbereiten.
Bei einer Initiativbewerbung ist dieser Hinweis natürlich überflüssig, allerdings solltet ihr in diesem Fall sichtbar machen, dass es sich auch um eine Initiativbewerbung handelt!
7. Standardtext statt individuellem Anschreiben
In vielen Bewerbungen finden sich Standard-Anschreiben mit der Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“, die in genau diesem Wortlaut einfach an alle möglichen Unternehmen geschickt werden. Das ist jetzt zwar nicht direkt ein fachlicher Fehler, gibt aber in der Regel Abzüge in der B-Note.
Ein Standard-Anschreiben ohne Ansprechpartner, Firma oder Referenznummer erweckt schnell den Eindruck der 08/15 Massenbewerbung. Es macht einen merklich besseren Eindruck, die Bewerbung gezielt an den Ansprechpartner zu richten und das Anschreiben individuell für das jeweilige Unternehmen anzupassen. Meistens sind bei den Bewerbungen die Ansprechpartner angegeben. 
Falls das nicht der Fall sein sollte, kostet es nur einen kurzen Anruf, diesen herauszufinden. Diese Gelegenheit kann auch gleich genutzt werden, um ein oder zwei erste Fragen zur Stellenbeschreibung loszuwerden. Beim Anschreiben kann man über dieses Telefonat zudem einen guten und individuellen Einstieg für die Bewerbung finden. Der Mehraufwand lohnt sich also!
8. Das Anschreiben als Wiederholung des Lebenslaufs
Das Anschreiben bietet euch die Möglichkeit abseits der Fakten im Lebenslauf zu schildern, warum ausgerechnet ihr der/die Richtige für diese Stelle seid. Bitte verschenkt diese Möglichkeit nicht einfach!
Ziel sollte es sein, die Fähigkeiten zu beleuchten, die sich nicht im Lebenslauf erkennen lassen. Einfach alle Stationen des Berufslebens nochmals aufzuzählen, bringt keinerlei Mehrwert. Bezieht euch lieber auf die sogenannten Soft-Skills und belegt die relevantesten kurz mit einem Beispiel. Das rundet neben den fachlichen Kenntnissen und Stationen aus eurem Lebenslauf das Gesamtbild eurer Person ab und wir als Personaler bekommen eine Idee dafür, welche Position am besten zu euch passt (oder manchmal sogar welches Unternehmen).
9. Unvollständige Angaben im Lebenslauf
Ein Lebenslauf sollte gut strukturiert und übersichtlich sein. So kann man schnell die wesentlichen Details erfassen und kann sich ein Bild über den Werdegang des Bewerbers machen. Ich empfehle eine chronologisch umgekehrte Sortierung des Lebenslaufes. So kann man direkt die aktuellsten Stationen sehen und arbeitet sich dann zurück bis zur Ausbildung.
Wichtig ist immer die Angabe der Zeitspanne, in der man eine Tätigkeit ausgeübt hat. Hier reicht es auch nicht nur das Jahr hinzuschreiben. Mit einer Angabe wie „ 2014 – 2015“ kann man nicht viel anfangen. Hier ist alles von 2 Monaten (12.2014 – 01.2015) bis hin zu 2 Jahren (01.2014 bis 12.2015) möglich. Daher ist die Angabe zumindest des Monats entscheidend!
Ebenso wie der Zeitraum gehört zu jeder Station auch eine kurze Beschreibung der Tätigkeit. Was waren die Kernaufgaben? Welche Tools habt ihr dabei genutzt? Ein paar Stichpunkte reichen schon aus, um sich ein besseres Bild machen zu können. Die Gesamtlänge des Lebenslaufes sollte dabei etwa zwei Seiten betragen. Hat man bereits eine umfangreiche Karriere mit entsprechend vielen Stationen hinter sich, empfiehlt es sich zu priorisieren. Der Schwerpunkt sollte auf den relevantesten und / oder aktuellsten Stellen liegen. Die übrigen kann man dann kürzer gestalten.
10. Unnötige Anhänge
Der Anhang beinhaltet alle relevanten Nachweise wie Zertifikate, (Arbeits-)Zeugnisse oder ähnliches. Es bietet sich an, diese entsprechend der Aufzählung im Lebenslauf zu sortieren. Dies sorgt für mehr Struktur und Übersicht innerhalb der Bewerbung.
Allerdings sollte auch hier nicht ausnahmslos jedes Zeugnis angehangen werden. Das Zeugnis der letzten, maximal letzten beiden Ausbildungen reicht völlig aus. Wenn man also einen Master Abschluss hat, braucht man das Abitur-Zeugnis nicht mehr mit anhängen. Mit einem Master Abschluss in der Tasche glauben wir euch auch so, dass ihr auch das Abitur geschafft habt. J Das Ganze spart euch damit nicht nur Arbeit sondern auch gleich ein paar MB bei der Größe der Datei.
