Neue Mitarbeiter zu finden kostet Unternehmen eine Menge Zeit und Geld. Umso erstaunlicher ist es, dass das Thema Onboarding von vielen Unternehmen nach wie vor noch unterschätzt und eher stiefmütterlich behandelt wird. Auf die von Bewerbern gestellte Frage, wie sich die Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Unternehmen gestaltet, wird oft mit bekannten Floskeln geantwortet: „Sie werden ins kalte Wasser geschmissen“ oder „Bei uns verläuft die Einarbeitung nach dem Prinzip Learning by doing“. Dabei ist ein gut organisierter Onboarding-Prozess der beste Grundstein für einen zufriedenen und damit potenziell langfristigen Arbeitnehmer.
Auch wir haben eine neue Kollegin. Sie hat sich auf dem Bewerberblog bereits vorgestellt und unterstützt uns im Bereich Recruiting und Weiterbildung. Grund genug, dass wir das Thema Onboarding im Blog aufgreifen.
Was ist Onboarding eigentlich?
Wörtlich genommen bedeutet Onboarding nichts Geringeres als Mitarbeiter „an Bord zu holen“. Alles, was dazu dient, wird unter dem Begriff Onboarding zusammengefasst. Die Einarbeitung ist also Bestandteil des Onboarding. Der gesamte Onboarding-Prozess beinhaltet Maßnahmen, welche zur vollumfänglichen Integration neuer Mitarbeiter führen soll und lässt sich mit drei Phasen beschreiben:
Onboarding Phasen
Oftmals vergehen zwischen dem Abschluss des Arbeitsvertrages und Arbeitsbeginn mehrere Wochen und sogar Monate. In dieser Zeit kann sich vieles ändern. Wir haben bereits bei unseren Kunden erlebt, dass zukünftige Mitarbeiter vor dem Start wieder abgesprungen sind. Oftmals lag die Begründung in einem vermeintlich besseren Angebot. Um dies zu vermeiden, wird das Onboarding direkt nach dem Recruiting Prozess eingeläutet. Onboarding beginnt demnach lange vor dem ersten Arbeitstag, direkt nach der Vertragsunterzeichnung und überstreckt sich auf die ersten Monate im neuen Unternehmen.
Die Vorbereitungsphase bezeichnet die Zeit von der Vertragsunterzeichnung bis zum eigentlichen Arbeitsantritt. Es geht darum neue Mitarbeiter von Beginn an auf ihre Aufgaben vorzubereiten, einzuarbeiten und zu integrieren. Neuankömmlinge sollen schnell verstehen, wie das Unternehmen aufgestellt ist. Das beinhaltet Aufgaben und Prozesse die auf sie zukommen, um sich so möglichst vor Arbeitsbeginn dem Unternehmen zugehörig und vom Unternehmen abgeholt zu fühlen. Kandidaten, welche vorab im regelmäßigen Kontakt mit ihrem neuen Arbeitgeber stehen und bereits die wichtigsten Rahmenbedingungen kennen und Informationen erhalten, starten viel entspannter in den ersten Arbeitstag. Unternehmen können in dieser Phase durch Professionalität überzeugen und ihr Employer Branding stärken. Der erste Eindruck ist prägend für den neuen Mitarbeiter.
Die Orientierungsphase beginnt mit dem ersten Arbeitstag und erstreckt sich in etwa bis zur Hälfte der Probezeit. Hier geht es darum, den Mitarbeitern alle allgemeinen Strukturen und Abläufe näherzubringen und sie in ihre Rolle und Aufgaben einzuführen. Ein besonderes Augenmerk sollte vor allem auf den allerersten Arbeitstag gelegt werden. Tipps für die Gestaltung des ersten Arbeitstags im Unternehmen haben wir euch in einem früheren Artikel bereits mit auf den Weg gegeben.
Die Dauer der dritten Phase, der sogenannten Integrationsphase ist abhängig von der Komplexität des jeweiligen Unternehmens und dem Erfahrungsschatz als auch der Persönlichkeit des Neuankömmlings. In dieser letzten Phase, welche sich auf bis zu zwölf Monate ausdehnen kann, geht es darum, die Mitarbeiter immer öfter von der Hand zu lassen und ihnen die Möglichkeit zu geben sich initiativ einzubringen und Aufgaben oder Projekte eigenständig umzusetzen.
Ziele der Integration
Das Ziel, neue Mitarbeiter im Unternehmen zu integrieren, lässt sich abermals in drei Kategorien unterteilen.
Die fachliche Integration, beinhaltet die eigentliche Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Sie umfasst das Ziel, dass Mitarbeiter nach erfolgreicher fachlicher Einarbeitung eigenständig und gewinnbringend für das Unternehmen arbeiten können. Das Ziel der sozialen Integration ist den Mitarbeitern ein Zugehörigkeitsgefühl zu vermitteln und sie in die Gemeinschaft aufzunehmen. Bei der Werte Integration sollen neue Mitarbeiter sich mit dem Unternehmen und dessen Kultur identifizieren und somit das Gefühl bekommen einen wichtigen Beitrag für das Unternehmen zu leisten.
Wer Onboarding nicht ernst nimmt – bezahlt!
Wir hören immer wieder Onboarding-Gruselgeschichten, wenn wir mit Bewerbern über ihre Wechselmotivation sprechen:
Am ersten Tag war keiner über das Ankommen des neuen Mitarbeiters informiert. Der neue Mitarbeiter hatte außer einem Stift und einem Zettel keine Arbeitsmittel, da die Technik zu spät bestellt wurde. Der für die Einarbeitung zuständige Ansprechpartner war im Urlaub oder krank und niemand hat sich für den Onboarding-Prozess verantwortlich gefühlt. Die ersten Arbeitswochen waren gefüllt mit Praktikanten-Aufgaben, anstatt den Neuankömmling mit wichtigen Informationen zu versorgen und ihn peu à peu auf seine neue Rolle vorzubereiten.
Bei solchen Zuständen ist es sehr verständlich, dass der eine oder die andere schon innerhalb der ersten Tage an eine Kündigung denkt. Softgarden befragte Anfang des Jahres 2761 Bewerber bezüglich ihrer Erfahrung in den ersten 100 Tagen im neuen Job. 11,6 Prozent der Befragten gaben an, einen Job bereits innerhalb der ersten 100 Tage gekündigt zu haben. 15,7 Prozent spielten bereits mit diesem Gedanken. Die Hauptgründe lagen dabei vor allem in der Arbeitsatmosphäre und dem Verhalten von Vorgesetzten und Kollegen in dieser kritischen Phase. Wenn gerade erst gewonnene Mitarbeiter wieder abspringen ist dies nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer.
Fazit
Ein guter Onboarding-Prozess wirkt der Fluktuationsrate positiv entgegen und darf nicht dem Zufall überlassen werden! Schließlich gilt die Probezeit nicht nur für Arbeitnehmer, sondern ist auch eine Bewährungsprobe für Arbeitgeber. Am allerwichtigsten ist es, sich Zeit für die neuen Mitarbeiter zu nehmen und somit von Anfang an eine Wertschätzung zu vermitteln. Das ist die notwendige Basis für neue Mitarbeiter, welche die Motivation und somit die Produktivität positiv beeinflusst und wovon Neulinge noch Monate zehren können.
